E-mail этикет: несколько правил электронной переписки
1. Настройте подпись для мобильных девайсов
Установите подпись для аккаунтов электронной почты, которыми вы пользуетесь с мобильных девайсов. Эта подпись должна информировать людей о том, что вы пишите с мобильного.
Это отличный способ извиниться за краткость ответа, грамматические ошибки и возможные опечатки без упоминания об этом в теле письма.
Например: Пишу с iPhone, прошу прощения за неуклюжесть моих пальцев
2. Используйте условные сокращения
Благодаря этому вы сможете ускорить процесс общения по электронной почте.
Используя эти сокращения в теме письма, вы поможете получателю моментально определить, какое из писем требует совершения какого-то действия, какое сообщение является просто информационным, и какое из мейлов потребует время для того, чтобы его прочитать полностью.
Примеры сокращений:
EOM (end of message) — можно использовать в том случае, если все ваше сообщение написано в самой теме письма. Поставив в конце EOM, вы тем самым дадите подсказку получателю, что открывать само письмо нет необходимости.
RR (response required) — так можно помечать письма, требующие ответа.
NNTR (no need to respond) — это сокращение можно использовать, чтобы дать знак, что это письмо является информационным и не требует ответа.
А какими сокращениями пользуетесь вы?
3. Пусть ваша подпись будет простой
Не будьте слишком изобретательны при форматировании своей подписи.
Сложное форматирование, логотипы и графические элементы часто теряются при отправке, в результате чего получатели начинают раздражаться из-за вложения или сообщения «изображение не отображается».
Ваша подпись должна быть выровнена по левому краю, состоять из одного лишь текста: аккуратно и просто.
4. Краткость — сестра таланта
Пытайтесь сделать свое письмо коротким настолько, насколько это возможно.
Не нужно писать эссе в надежде, что получатель оценит ваше умение полно и красиво излагать свои мысли, если вы можете объяснить суть сообщения несколькими вежливыми фразами. И не ставьте знак равенства между краткостью и грубостью. Цените свое время и время вашего оппонента.
5. Не отправляйте громадные приложения к письму
Неожиданно большие приложения могут засорить почтовый ящик, сделать так, что у получателя зависнет мобильный девайс, ну и может оказаться причиной раздражительного настроения вашего оппонента.
Для отправки тяжеловесных документов используйте проверенные сервисы-файлообменники и просто кидайте ссылку на скачивание этих материалов.
6. Создайте автоматизированные сообщения на случай вашего длительного отсутствия на работе
Если выбудете отсутствовать на рабочем месте пару-тройку дней, то создайте короткий автоматизированный ответ тем, кто вам пишет, сообщив о том, когда вы сможете приступить к своим обязанностям. По возможности, пусть это сообщение умещается в теме самого письма.
Если же вы отлучились надолго, например, уехали, в отпуск, то включите в ваш ответ краткую инструкцию о том, как следует действовать написавшим вам людям: позвонить по офисному телефону и спросить заменяющее вас лицо и.т.д.
7. Используйте верный инструмент для коммуникации
Подумайте, а стоит ли вообще использовать в том или ином случае электронную почту, если вы планируете длительную переписку короткими сообщениями? Вы можете увязнуть в потоке этих писем.
Рассмотрите другие альтернативы: телефонный разговор, сервисы моментальных сообщений, скайп или личную встречу.
Подумайте, какой из вариантов будет более действенным и уместным, и используйте именно его
Комментариев нет:
Отправить комментарий