10 основных правил планирования дня и рабочего времени от самых успешных топ-менеджеров

10 основных правил планирования дня и рабочего времени от самых успешных топ-менеджеров

1. Подготовьте к работе письменный стол

Уберите со стола все ненужные для решения задач группы «А» бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов

Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях

2. Устанавливайте сроки

Иногда задания поручаются и вам, ведь вы тоже чей-то подчиненный. Так вот, сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время»

Просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи. Что же касается поручения дел подчиненным, то давайте им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи. Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете

3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию

Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на временной распорядок. Например, очень часто, поучаствовав один раз, из чистого интереса, в каком-либо совещании, руководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом обязанности

Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы. Поэтому лучше всего все действия: письма, телефонные разговоры, согласование сроков, перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции. Планирование времени менеджера предполагает оценку всех действий из необходимости и ответной реакции

4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы

На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел

Стоит ли делать это - решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств. Планирование времени руководителя исключает отвлечение на несрочные обстоятельства, если того не требуют неотложные обстоятельства

5. Избегайте незапланированных импульсивных действий

Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то, например, позвонить по телефону, подумайте, стоит ли это делать

6. Своевременно делайте паузы

Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное - делайте их регулярно

7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями

Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки. Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут

8. Рационально завершайте начатое

Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды. Планирование времени руководителя должно исключать такие моменты

9. Используйте временные промежутки

Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени, например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать. Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой?»

10. Выкраивайте спокойный час и время для себя

Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого часа для себя...